Tedarikçiye İade: RTV Süreçlerini Yönetmek

Bir müşteri kusurlu bir ürünü iade ettiğinde, para konuşması müşteriyle yapılır ve iade platformunuz bunu halleder. Aynı kusurlu ürünü tedarik zincirinde yukarıya, size satan tedarikçiye geri gönderdiğinizde ise para konuşması tedarikçiyle yapılır ve müşteri iadesi iş akışından neredeyse hiçbir şey aynen taşınmaz. Tedarikçiye iade, ya da RTV, kusurlu, geri çağrılan ve fazla stok envanterini deponuzdan bir tedarikçiye ya da üreticiye geri taşıyan tersine akıştır ve tipik bir operasyonda en az ölçümlenen, en fazla sızıntıya açık süreçlerden biridir. Geri ödeme bir alacak dekontudur, yetkilendirme bir tedarikçi RMA'sıdır, karşı tarafın kendi son tarihleri ve kendi teşvikleri vardır ve tehlikedeki değer perakende fiyatı değil, satılan malın maliyetinizdir.

RTV ve müşteri iadeleri aynı tersine akış değildir

Hem RTV hem de müşteri iadeleri ürünü geriye doğru hareket ettirir ve bu yüzeysel benzerlik, ekipleri ikisini de aynı araçlar ve aynı varsayımlarla yönetmeye kandırır. Aradaki farklar, bunu yapmanın masada para bırakmaya yetecek kadar derindir. Bir müşteri iadesi sizin tarafınızdan yetkilendirilir ve perakende fiyatına karşılık neredeyse anında bir kart iadesi ya da mağaza kredisi olarak sonuçlandırılır. Bir RTV ise tedarikçi tarafından yetkilendirilir, çünkü onların verdiği bir iade yetki numarası olmadan ürünü geri gönderemezsiniz, ve genellikle haftalar sonra, yalnızca mutabakat sağlarsanız toptan maliyetinize karşılık bir borç ya da alacak dekontu olarak sonuçlandırılır. Hacim örüntüleri de farklıdır: müşteri iadeleri istikrarlı, yüksek sayıda tekil birimlerden oluşan bir akışken, RTV düzensiz, daha düşük sayıda ve sevkiyat başına daha yüksek değerlidir; bu da nasıl gruplandırdığınızı ve ne zaman sevk ettiğinizi değiştirir. Gartner gibi tedarik zinciri danışmanlık grupları, tedarikçi iadelerini ve tersine akışları tüketici iadelerinden ayrı bir disiplin olarak ele alır; tam olarak çünkü karşı taraf, finansal araç ve mutabakat yükü bu kadar keskin biçimde farklıdır.

RTV süreci, adım adım

İşleyen bir RTV iş akışı altı adımdan oluşan bir dizidir ve bunların her birinde para sızabilir. Buradaki disiplin, tek bir adımdan çok döngüyü kapatmakla, yani geri gönderdiğiniz şeyin gerçekten ulaşan ve eşleşen bir krediye dönüştüğünden emin olmakla ilgilidir.

1. 1RTV'ye uygun envanteri belirleyin. Her şey uygun değildir; uygunluk tedarikçi sözleşmelerinizle tanımlanır: kusurlu ve teslimatta ölü gelen birimler, geri çağrılan partiler ve sözleşmenin bir pencere içinde iade etmenize izin verdiği fazla stok. Uygunluğu erkenden, ideal olarak müşterinin verdiği iade nedeninden işaretlemek, uygun olmayan birimleri RTV kuyruğu dışında tutar.
2. 2Tedarikçiden bir RMA talep edin. Tedarikçi bir yetki numarası, bir gönderim adresi ve şartları verir: neyi, hangi değerle ve ne zamana kadar krediye çevireceğini. RMA yoksa kredi de yoktur ve RMA olmadan sevkiyat yapmak genellikle talebi geçersiz kılar.
3. 3Bir eşiğe kadar konsolide edin. Tedarikçiye teker teker ya da ikişer ikişer geri göndermek, geri kazanımı yiyip bitiren nakliye masrafı yaratır. Sevk etmeden önce minimum bir miktar ya da nakliye eşiğine kadar gruplamak, genellikle kârlı bir RTV ile başa baş bir RTV arasındaki farktır.
4. 4RMA'ya karşılık sevkiyatı yapın ya da tedarikçi teslim alımını planlayın; sevkiyatı yetki numarasına bağlayan belgelerle birlikte.
5. 5Alacak dekontunu mutabık kılın. Tedarikçinin borç ya da alacak dekontu geldiğinde, bunu gerçekte sevk ettiğinizle satır satır eşleştirin. Bu, en sık atlanan adımdır ve tek başına en büyük sızıntı kaynağıdır.
6. 6Tutarsızlıkları ters ibraz edin. Kredi eksik, geç ya da hiç gelmemişse, kararlaştırılan şartlara karşı bir tedarikçi ters ibrazı ya da itirazı başlatın; bu, satıcıların müşteri tarafından tanıdığı ters ibraz dinamiklerinin tedarikçi tarafındaki yansımasıdır, sadece burada alacaklı olan sizsinizdir.

Paranın gerçekte nerede sızdığı

RTV nadiren tek bir çarpıcı arızayla sızar. Hiçbir panelin tek başına ortaya çıkaramadığı küçük, sessiz, tekrar eden şekillerde sızar. En büyüğü mutabakatı yapılmamış kredilerdir: ürün geri gönderilir, alacak dekontu ya hiç gelmez ya da yanlış gelir ve kimse dekontları sevkiyatlarla eşleştirmediği için açık asla fark edilmez. Ölçekte, mutabakatı yapılmamış RTV değerinin yüzde birkaçı, doğrudan brüt kâr marjından akıp giden önemli bir rakamdır.

Süresi dolmuş RMA pencereleri ikinci sızıntıdır. Tedarikçi sözleşmeleri RTV taleplerine son tarihler koyar ve pencereyi geçirip rıhtımda bekleyen kusurlu envanter, artık geri kazanım yolu olmadan doğrudan sizin sahip olduğunuz bir birime dönüşür. Üçüncüsü hiç gerçekleşmeyen konsolidasyondur: küçük sevkiyatlar, krediyi aşan nakliye maliyetleriyle geri gönderilir ve bir geri kazanımı zarara çevirir. Dördüncüsü itiraz edilmeden kabul edilen kısmi kredilerdir: bir tedarikçi, sevk edilen yüz birime karşılık seksen birimi kredilendirir ve satır düzeyinde bir mutabakat olmadığı için yirmi birimlik açık basitçe içselleştirilir. Bunların her biri, birisi onları görünür kılan eşleştirme disiplinini kuruncaya kadar görünmezdir; bu yüzden RTV, muhasebenin kenarda kalan bir ek düşüncesi olarak değil, daha geniş tersine lojistik ölçümlemenizin bir parçası olarak ele alınmalıdır.

RTV nadiren gürültülü biçimde başarısız olur. Asla gelmeyen bir kredi, sessizce kapanan bir pencere ve kimsenin bir sevkiyatla eşleştirmediği bir açık olarak başarısız olur.

Kendi bünyende yürütmek ya da devretmek

RTV hacmi düzensiz ve uzmanlık gerektiren bir yapıda olduğu için, nerede yürütülmesi gerektiği gerçek bir karardır. Kendi bünyenizde yürütüldüğünde RTV, tedarikçi ilişkisini, mutabakatı ve ters ibraz kaldıracını sizin kontrolünüzde tutar; bu da birkaç tedarikçinin kusurlu iadelerinizin çoğunu oluşturduğu ve kredi değerlerinin uğruna mücadele edilecek kadar büyük olduğu durumlarda en çok önem kazanır. Genellikle müşteri iadelerinizi işleyen 3PL'in aynısı olan bir üçüncü tarafça yürütüldüğünde ise RTV başkasının operasyonel yükü haline gelir; bunun bedeli, sizinle tedarikçi müzakeresi arasına giren bir katman ve geri kazanımı aşındıran bir ücrettir. Belirleyici etkenler, iadelerde herhangi bir kendin-yap-ya-da-satın-al kararını yöneten etkenlerle aynıdır: hacim, birim başına değer, tedarikçi ilişkilerinin ne kadar uzmanlık gerektirdiği ve mutabakatın sahiplenmek istediğiniz bir temel yetkinlik mi yoksa dışarıya vermeyi tercih edeceğiniz bir maliyet mi olduğu.

RTV'yi doğru yapmanın en erken ve en ucuz yeri, bir birim daha müşteri iadesi olarak ele alınmadan önce, en baştaki kapıdır. Müşterinin verdiği neden -fikir değişikliği değil de kusurlu, teslimatta ölü gelmiş ya da tedarikçiden kaynaklanan yanlış ürün- yapılandırılmış veri olarak yakalandığında, bir yönlendirme kuralı birimi tedarikçi kaynaklı olarak işaretleyip onu genel yeniden stoklamaya akıp sonradan yeniden teşhis edilmesine izin vermek yerine en baştan RTV yoluna ayırabilir. Bu yukarı akış ayrımı, tam olarak ResReturn'ün yapılandırılmış iade nedenlerinin ve yönlendirme kurallarının sağlamak üzere kurulduğu şeydir: tedarikçi kaynaklı iadeleri müşteri tercihi iadelerinden erkenden ayırmak; böylece geri kazanılabilir bir tedarikçi kredisi taşıyan birimler, tedarikçiye giden iz hâlâ tazeyken belirlenir.

• RTV'yi müşteri iadelerinin bir varyantı değil, farklı bir karşı tarafı, aracı, zaman çizelgesi ve riski olan kendi iş akışı olarak ele alın.
• Asla tedarikçi RMA'sı olmadan sevkiyat yapmayın; yetkisiz ürün göndermek genellikle krediyi tamamen geçersiz kılar.
• Sevk etmeden önce bir nakliye ya da miktar eşiğine kadar konsolide edin, böylece nakliye maliyeti geri kazanımı aşmaz.
• Her alacak dekontunu sevk ettiğinizle satır satır mutabık kılın, çünkü RTV değerinin çoğu tam olarak burada sızar.
• RMA'ların son kullanma pencerelerini takip edin ve eksik ya da hiç gelmemiş kredileri ters ibraz edin, çünkü talep edilmeyen tedarikçi parası kendi kendini talep etmez.